Większość interesariuszy urzędów myśląc o wizycie w nich od razu ma przed oczami wizję długich kolejek oraz godzin spędzonych na czekaniu, aż ich sprawa zostanie załatwiona. Gwar, hałas, natłok ludzi, to wszystko od zawsze kojarzy się z wizytą w urzędach. Od momentu gdy decydujemy się wyjść z domu i pójść do jakiejś państwowej instytucji towarzyszy nam zły humor. Zastanawiamy się z iloma osobami dziś się pokłócimy o miejsce w kolejce, ile osób wejdzie do gabinetu bez wcześniejszego czekania. Spory między czekającymi oraz nerwowa atmosfera wśród obsługujących to kolejny dobrze znany widok w większości urzędów.

Systemy Kierowania Przepływem Klientów zwane również pod nazwą „systemy kolejkowania” lub bardziej potocznie „Kolejkomaty” dają nam możliwość uniknięcia tego wszystkiego i załatwienia swojej sprawy w dużo krótszy i milszy sposób. Oszczędzamy tym samym swój cenny czas i unikamy nerwów związanych z wizytą w urzędzie.

Jak działają systemy kolejkowania?

Osoba, która właśnie przyszła do urzędu, zaznacza na specjalnie stworzonym do tego urządzeniu cel swojej wizyty oraz jaka kategoria usługi ją interesuje. Dostaje wydrukowany numerek, który informuje ją ile czasu jeszcze spędzi czekając w kolejce. Bardzo często na wydruku znajduje się też informacje ile osób jest przed nami, dzięki temu jesteśmy doskonale zorientowani, kiedy nasza sprawa zostanie rozpatrzona. Oprócz tego widnieje tam instrukcja, do którego pokoju lub stanowiska musimy się udać. Czekając na korytarzu mamy przed sobą monitor, który informuje nas jaki „numerek” jest teraz obsługiwany. Zdarza się, że zamiast monitora słyszymy tą informację przez głośnik.

Co dają nam systemy kolejkowania?

Przede wszystkim zaoszczędzają nasz czas. Wiemy ile czasu spędzimy na oczekiwaniu. Jesteśmy doskonale poinstruowani gdzie mamy się udać, aby rozwiązać swój problem. Dzięki temu nie musimy krążyć po urzędzie, pytać w informacji. Wszytko znajduje się na małym odcinku, który dostaliśmy przy wejściu. Nie musimy już kłócić się o kolejkę, każdy wchodzi z przyznawanym do niego numerkiem. Unikamy „wpychania” się przed szereg.

Systemy kolejkowania to nie tylko dobre rozwiązanie dla interesantów lecz również dla urzędników. Kontrola nad ilością przyjmowanych osób oraz zarządzenie nimi ułatwia im pracę. Nie muszą już tłumaczyć ludziom, do którego pokoju lub stanowiska mają się udać w swojej sprawie, gdyż ci wiedzą to już od samego początku.